Skolen tildeles eget område i SWIS. Innloggingen skjer via et tofaktorsystem. Fordeling av brukernavn og passordtilgang begrenses til tre brukere per skole. Hver av disse tre SWIS-ansvarlige etablerer et personlig passord.
Brukerne som gis opplæring i SWIS, er alle del av skolens implementeringsteam. Skolens rektor skal ha egen lesetilgang. Den av de SWIS-ansvarlige som er skolens kontaktperson, skal sørge for at alle endringer i hvem som skal ha tilgang meldes skolens SWIS-veileder. På den måten sikrer man at gamle passordtilganger slettes før nye brukere gis opplæring og tilgang.
Det er kun skolens godkjente SWIS-ansvarlige som har adgang til å koble sammen elevens løpsnunner og navn. All informasjon oppbevares og rapporteres utilgjengelig for andre enn de det gjelder eller som er bundet av taushetsplikt på skolen.
Dataansvarlige for SWIS ved NUBU har tilgang til den enkelte skoles område i databasen og til de avidentifiserte dataene.
Registrert informasjon skal bare anvendes for å tilrettelegge støttetiltak så lenge vedkommende er elev ved den aktuelle skolen. Informasjonen skal slettes når eleven slutter ved skolen. Innsamlings-, oppbevarings- og rapporteringsprosedyrene for SWIS er forelagt Datatilsynet.
Ingrid Madslien har ansvar for administrasjon av kontrakter, passordtilganger, koordinere opplæring av SWIS-veiledere, samt å tilrettelegge materiell for SWIS-veiledere og skolens SWIS-ansvarlige.
